Datenschutzerklärung

Terson Consulting UG (haftungsbeschränkt)

Deutschland

Vertreten durch Adrian Roman Hild. Fragen zum Datenschutz: datenschutz@relanq.com

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor.

Wenn Sie ein Konto anlegen und RELANQ nutzen, verarbeiten wir:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Passwort in verschlüsselter Form, Firmenname, Rolle im Team. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung.
• Vertrags- und Zahlungsdaten: gewählter Tarif, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsvorgänge. Die Zahlungsdaten selbst liegen bei Stripe, wir sehen sie nicht vollständig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
• Nutzungsdaten: Verbrauch nach Art (Sprachminuten, Nachrichten, Automatisierungen), Zeitpunkt und Standort der Nutzung innerhalb Ihres Betriebs. Diese Daten sind Grundlage der Abrechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Protokolldaten: sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldungen, Rechteänderungen, Löschungen) in einem Änderungsprotokoll. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

Wir verwenden keine Analyse- oder Werbedienste und setzen keine Cookies zu Werbezwecken. Notwendig sind ausschließlich Cookies für die Anmeldung und die Standortauswahl.

• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags. Nach Kündigung 30 Tage Karenz, damit Sie Ihre Daten exportieren können, danach Löschung.
• Rechnungsdaten: zehn Jahre nach § 147 Abgabenordnung.
• Änderungsprotokoll: drei Jahre.
• Transkripte von Sprachdialogen: 90 Tage, danach automatische Löschung des Wortlauts. Die Metadaten des Anrufs (Dauer, Zeitpunkt) bleiben für die Abrechnung erhalten.

Wenn Sie RELANQ nutzen, um Termine zu verwalten, Nachrichten zu beantworten oder Treuekarten auszugeben, verarbeiten wir Daten von Personen, die mit uns keinen Vertrag haben. Für diese Verarbeitung sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie mit uns schließen. Sie erhalten ihn beim Vertragsschluss und finden ihn jederzeit in den Einstellungen Ihrer Organisation.

Ihre Pflichten: Sie stellen sicher, dass für jede Kontaktaufnahme eine Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine Einwilligung für Werbenachrichten. RELANQ prüft vor jedem Versand, ob eine Einwilligung hinterlegt ist, und verweigert den Versand ohne. Diese technische Sperre ersetzt Ihre rechtliche Prüfung nicht.

RELANQ setzt Sprachmodelle ein, um Anrufe entgegenzunehmen und Nachrichten zu beantworten. Dabei gilt:

• Der Sprachassistent gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als künstliche Intelligenz zu erkennen. Das ist Vorgabe aus Art. 50 der KI-Verordnung der EU und unsere eigene Linie.
• Ein Anruf wird in Text umgewandelt, um ihn zu verstehen. Der Wortlaut wird 90 Tage gespeichert, damit Sie ein Gespräch nachvollziehen können, danach automatisch gelöscht.
• Die eingesetzten Anbieter verwenden die Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle. Das ist vertraglich abgesichert.
• Antworten einer künstlichen Intelligenz können falsch sein. Bei allem, was rechtlich oder wirtschaftlich zählt, prüfen Sie bitte selbst.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Alle sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten. Wo Daten die EU verlassen, ist die Grundlage jeweils angegeben.

Eine Änderung dieser Liste teilen wir Ihnen vorab mit. Sie können einer Änderung widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

Ihnen stehen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO). In den Einstellungen Ihrer Organisation können Sie einen vollständigen Export selbst auslösen.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Behörde am Sitz unseres Unternehmens oder an Ihrem Wohnsitz.

Für Anfragen genügt eine E-Mail an datenschutz@relanq.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn Sie Kundin oder Kunde eines Betriebs sind, der RELANQ nutzt, richten Sie Ihre Anfrage bitte an diesen Betrieb. Er ist für Ihre Daten verantwortlich, wir dürfen sie ohne seine Weisung nicht herausgeben oder löschen. Wir unterstützen ihn dabei, Ihre Anfrage zu beantworten.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Die Daten liegen in einer Datenbank in Frankfurt am Main. Jede Organisation ist auf Datenbankebene von jeder anderen getrennt, technisch durch Zeilenschutz und nicht nur durch Anwendungslogik. Diese Trennung ist durch automatisierte Tests abgesichert, die vor jeder Veröffentlichung laufen.

Zugriffe auf Kundendaten durch uns erfolgen nur, wenn Sie darum bitten oder es zur Störungsbeseitigung nötig ist. Solche Zugriffe werden protokolliert.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail.